Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Freiburg eine/n

Office Manager (m/w/d)

Als Office Manager (m/w/d) erfüllst Du eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen den Schwesterfirmen FREICON und AZTEKA. Du bist Dreh- und Angelpunkt, wenn es um die Organisation unseres Büroalltags am Standort Freiburg geht. Du unterstützt die Führungskräfte der AZTEKA bei operativen Aufgaben. Als großes Organisationstalent behältst Du immer den Überblick und kommunizierst über alle Hierarchie-Ebenen.

Deine Aufgaben:

• Office-Management: Empfang von Kunden, Lieferanten und Bewerbenden, Telefonzentrale, Postbearbeitung, Beschaffung und Verwaltung von Büro-Bedarf
• Reisemanagement: Organisation von Reisen und der dazugehörigen Portale (DB, Hotels…)
• Event-Management: Planung und Koordination von firmenübergreifenden Events sowie individuellen Team-Events
• Konzeption und Pflege eines einheitlichen Ablage-Systems inkl. der dazugehörigen Prozesse
• Allgemeine Korrespondenz und Schriftverkehr
• Mitarbeit bei der Gestaltung und Pflege des Mitarbeitenden-Portals
• Mitwirkung bei der Verwaltung des Arbeitszeit-Managements
• Unterstützung bei der AZTEKA-KLIMAfit-Initiative
• Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften, Personal-Abteilung sowie Marketing

Unsere Erwartungen:

Wir wünschen uns eine organisationsstarke Persönlichkeit. Du hast Spaß an der Kommunikation mit allen Hierarchie- und Abteilungsebenen. Du kannst Dich in die Struktur einer Firmengruppe hineindenken und verfügst über eine charmante Durchsetzungsfähigkeit. Weitere relevante Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im betriebswirtschaftlichen Bereich
• Gerne erste Erfahrung im Office Management oder als Teamassistenz
• Sicherer Umgang mit MS-Office
• Sprache: Deutsch sicher in Wort und Schrift, gute Englisch-Kenntnisse
• Organisationsstark, kooperativ und teamfähig
• Schnelle Auffassungsgabe
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise

Wir sind…

• Wertschätzer – unser Miteinander basiert auf Offenheit und gegenseitiger Wertschätzung
• Vertrauensgeber – darunter verstehen wir authentisch und glaubwürdig zu sein
• Agilitäter – wir passen uns veränderten Anforderungen an und agieren eigenverantwortlich im Team
• Serviceversteher – Engagement und Verbindlichkeit bestätigt unser Vorgehen
• Sinnput-Geber – wir gestalten unsere Arbeit mit Sinn und Führen mit Sinn

Was Du von uns erwarten kannst:

• Eine langfristige Perspektive in einem weltweit agierenden Beratungsunternehmen
• Flache Strukturen mit kurzen Entscheidungswegen
• Ein dynamisches Umfeld mit strukturierten Rahmenbedingungen
• Ständige Weiterbildung und individuelle Entwicklungschancen
• Vertrauensarbeitszeit
• Wir arbeiten mobil im Büro oder im Homeoffice
• Regelmäßige Teamevents und Firmenfeiern
• Nutzung von Jobrad, Hansefit und Corporate Benefits
• Soziale Zusatzleistungen wie z. B. betriebliche Altersvorsorge
• Bei kununu schneiden wir ganz gut ab. Überzeug Dich selbst!